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ROYAL MILITARY COLLEGES ALUMNI ASSOCIATION (‘RMCAA’)

2024 Annual General Meeting Circular

The purpose of this circular is to advise members of the RMCAA of the details with respect to the 2024 Annual General Meeting.

1.  The AGM will be held on October 24th at 1700 hrs at the Canadian War Museum, Ateliers C & D, 1 Vimy Place, Ottawa, Ontario K1A 0M8.

2. The Notice of Meeting will be sent to all voting members (as of September 20, 2024) by e-mail on September 21, 2024.

3. At its May meeting the Board of Directors determined that, in order to ensure the widest possible participation in the AGM while preserving the secrecy and integrity of each member’s ballot, voting would be conducted electronically using Simply Voting.

a. Simply Voting is a Canadian company that conducts online elections for other alumni associations, non-profits, and professional organizations.

4. The Board appointed the Governance and Nominating Committee Chair, 13884 Tom Jarmyn, and the Chief Executive Officer, Nancy Marr, as Returning Officers for the 2024 AGM.

5. The Returning Officers may be contacted at rmcaa2024agmro@gmail.com.

6. Each voting member must ensure that their email address with the RMCAA is current as their ballot will be sent to that address.

7. If a member is unable to access e-mail during the voting period that person should contact the RO. The RO will arrange for the ballot to be cast by an alternate process. That method will not be able to protect the secrecy of the ballot.

8. Important dates:

a. Record Date (voting list finalized) – September 20, 2024

b. Notice of meeting – September 21, 2024

c. Electronic ballots sent to members – October 11, 2024

d. Voting closes – October 23, 2024

e. Annual General Meeting – October 24, 2024

Board of Directors

  1. One of the items of business at the AGM is the election of the Board of Directors. In May 2024 the Board solicited applications for positions on the Board. There has been a good response to this advertisement. The Board anticipates recommending a slate of candidates for election at the AGM.
  2. The Board has determined that, as an alternative to the Board process, voting members who did not go through the Board process but wish to be nominated should be included on the ballot at the AGM. In order to be on the ballot placed before the AGM a member must, before August 30, 2024, provide the RO with evidence that their candidacy is supported by:

a. 20 voting members; and,

b. The 20 voting members must include members from three different provinces.

Items for Discussion at the AGM

  1. The Board has set aside one hour for general discussion of RMCAA business. It anticipates that 20 minutes of that time will be used to discuss the response to the Arbour Report. If any member or Branch has other business for discussion the topic as well as a brief explanation of importance should be submitted to the RO before September 15th, 2024 to allow for inclusion in the Notice of Meeting. Preference will be given to topics submitted by Branches or topics of general interest to members.

L’ASSOCIATION DES ANCIEN(NE)S DES COLLÈGES MILITAIRES ROYAUX DU CANADA

Circulaire de l’assemblée générale annuelle de 2024

L’objectif de cette circulaire est d’informer les membres de l’Association des ancien(ne)s des Collèges militaires royaux du Canada (CMR) des détails relatifs à l’assemblée générale annuelle (AGA) de 2024.

1. L’AGM se tiendra le 24 octobre à 17 h au Musée canadien de la guerre, Ateliers C et D, 1 Place Vimy, Ottawa (Ontario) K1A 0M8.

2. L’avis de convocation sera transmis par courriel à tous les membres votants (en date du 20 septembre 2024) le 21 septembre 2024.

3. Lors de sa réunion de mai, le conseil d’administration a décidé que, pour assurer la plus grande participation possible à l’AGA tout en préservant la confidentialité et l’intégrité du bulletin de vote de chaque membre, le vote serait effectué par voie électronique à l’aide de Simple Vote.

a. Simple Vote est une société canadienne qui gère les élections en ligne d’associations d’anciens, d’organismes à but non lucratif et d’organismes professionnels.

4. Le conseil d’administration a désigné le président du comité de la régie interne et des nominations, Tom Jarmyn (matricule 13884), et la directrice générale, Nancy Marr, à titre de directeurs du scrutin pour l’AGA de 2024.

5. Il est possible de communiquer avec les directeurs du scrutin au moyen de l’adresse suivante : rmcaa2024agmro@gmail.com.

6. Il incombe à chaque membre votant de s’assurer que l’adresse courriel qui figure dans son profil de l’Association des ancien(ne)s des CMR est à jour, car c’est à cette adresse que son bulletin de vote sera envoyé.

7. Si un membre n’est pas en mesure d’accéder à son courrier électronique pendant la période de vote, il doit communiquer avec les directeurs du scrutin. Les directeurs du scrutin utiliseront une autre méthode pour enregistrer le vote, mais celle-ci ne permettra pas de préserver la confidentialité du vote.

8. Dates importantes :

a. Date de clôture des registres (liste électorale finale) — 20 septembre 2024

b. Avis de convocation — 21 septembre 2024

c. Envoi des bulletins de vote électroniques aux membres — 11 octobre 2024

d. Clôture du vote — 23 octobre 2024

e. Assemblée générale annuelle — 24 octobre 2024

Conseil d’administration

  1. L’un des points à l’ordre du jour de l’AGA concerne l’élection des membres du conseil d’administration. En mai 2024, le conseil d’administration a lancé un appel à candidatures pour les postes à pourvoir au sein du conseil d’administration. Cet appel a porté ses fruits. Le conseil d’administration prévoit de recommander l’élection de plusieurs candidats lors de l’AGA.
  2. Le conseil d’administration a décidé d’élargir son processus de mise en candidature pour permettre aux membres votants qui souhaitent présenter leur candidature, mais qui n’ont pas suivi le processus du conseil d’administration, de figurer sur le bulletin de vote de l’AGA. Pour que son nom soit inscrit sur le bulletin de vote présenté à l’AGA, le membre doit, avant le 30 août 2024, fournir aux directeurs du scrutin la preuve que sa candidature est appuyée par :

a. 20 membres votants;

b. Ces 20 membres votants doivent provenir de trois provinces différentes.

Points devant faire l’objet d’une discussion durant l’AGA

  1. Le conseil d’administration a prévu une heure de discussion générale sur les activités de l’Association des ancien(ne)s des CMR. Il compte consacrer 20 minutes de cette heure à la réponse au rapport Arbour. Si un membre ou un chapitre souhaite aborder un autre point, il doit en faire part (en décrivant brièvement la nature et l’importance de ce point) aux directeurs du scrutin avant le 15 septembre 2024 afin que ce point soit inclus dans l’avis de convocation. La priorité sera accordée aux points présentés par les chapitres et aux sujets d’intérêt général pour les membres.

2 Comments

  1. Eric West on June 25, 2024 at 7:35 am

    Will it be possible for voting members to attend the AGM virtually, via ZOOM or similar technology?

    • RMC Alumni on June 25, 2024 at 1:30 pm

      Eric,

      Yes we will be sending a zoom link for virtual attendance in the coming weeks.

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