NOTICE IS HEREBY GIVEN that the annual meeting (the “Meeting”) of the voting members of the Royal Military Colleges of Canada Alumni Association Inc. (the “RMCAA”) will be held at 17:00 hours (Kingston, Ontario time) on Wednesday, October 29, 2025 and any adjournments or postponements thereof at RMC Saint-Jean, Salle Grand Fort, 15 Jacques-Cartier Nord, Saint-Jean-sur-Richelieu, Québec J3B 8R8, for the following purposes:
1. To elect the nine (9) director nominees standing for election for the board of directors of the RMCAA (the “Board”);
2. To receive the financial statements of the RMCAA for the year ended December 31, 2024, together with the auditors report thereon;
3. To appoint Vaive and Associates as the auditors for the RMCAA and to authorize the Board to fix their remuneration; and
4. To transact such other business as may properly be brought before the Meeting, or any adjournment, or adjournments, thereof.
The Board has fixed 1200 hours (Kingston, Ontario time) on Wednesday, October 29, 2025 or, if the Meeting is adjourned, 48 hours (excluding Saturdays, Sundays and holidays), preceding the day and time the adjourned Meeting is reconvened, as the time before which electronic ballots from Voting Members must be received.
DATED at Kingston, Ontario, this 25th day of September, 2025.
BY ORDER OF THE BOARD
Bryn Weadon H12141
Chairperson, Royal Military Colleges of Canada Alumni Association Inc.
The AGM will be held on October 29th at 1700 hrs at the RMC Saint-Jean Salle Grand Fort Room, 15 Rue Jacques-Cartier Nord, Saint-Jean-sur-Richelieu, Quebec J3B 8R8.
Voting will be conducted electronically between October 16th, 2025 and October 29th, 2025. To receive a ballot voting members must have an e-mail address on file.
To update your contact information to ensure your Electronic Ballot is sent please use this link: https://www.rmcalumni.ca/en/contact-us/
As noted in our previous correspondence:
Important dates:
- Record Date (voting list finalized) – September 24, 2025
- Notice of meeting – September 25, 2025
- Electronic ballots sent to members – October 16, 2025
- Voting closes – October 29, 2025
- Annual General Meeting – October 29, 2025
The Returning Officers may be contacted at [email protected]
Please let us know if you will be attending in person, or virtually: https://www.cognitoforms.com/RMCAlumniAssociation1/RMCAlumniAssociationAnnualGeneralMeeting2025AttendanceForm
Join Zoom Meeting: https://baldwinav.zoom.us/j/86094412887?pwd=5wTNnn4HDqeILK6hK8FT9UMTUu4jXA.1
Meeting ID: 860 9441 2887
Passcode: 988916
Phone: +1 204 272 7920
AVIS EST PAR LES PRÉSENTES DONNÉ que l’assemblée générale annuelle (l’« assemblée ») des membres votants de l’Association des anciens étudiants et anciennes étudiantes des Collèges militaires royaux du Canada inc. (l’« Association des ancien(ne)s des CMR ») se tiendra au Collège militaire royal de Saint-Jean, salle Grand Fort, 15, rue Jacques-Cartier Nord, Saint-Jean-sur-Richelieu (Québec) J3B 8R8, comme toute reprise de l’assemblée en cas d’ajournement ou de report, le mercredi 29 octobre 2025 à 17 h (heure de Kingston, en Ontario) aux fins suivantes :
- élire les neuf (9) candidats au poste d’administrateur au sein du conseil d’administration de l’Association des ancien(ne)s des CMR (le « conseil»);
- recevoir les états financiers de l’Association des ancien(ne)s des CMR pour l’exercice clos le 31 décembre 2024, ainsi que le rapport annuel du vérificateur;
- nommer Vaive and Associates à titre de vérificateur des états financiers de l’Association des ancien(ne)s des CMR et autoriser le conseil à fixer sa rémunération;
- traiter toute autre question susceptible d’être dûment soumise dans le cadre de l’assemblée ou de sa reprise en cas d’ajournement ou de report.
Le conseil a fixé à 12 h (heure de Kingston, en Ontario), le mercredi 29 octobre 2025, ou, en cas de report de l’assemblée, à 48 heures (excluant les samedis, dimanches et jours fériés) avant le jour et l’heure de la reprise de celle-ci, le moment avant lequel les bulletins électroniques des membres votants doivent être reçus.
FAIT à Kingston, en Ontario, le 25 septembre 2025.
PAR ORDRE DU CONSEIL
Bryn Weadon H12141
Président du conseil d’administration, Association des ancien(ne)s des CMR Inc.
Assemblée générale annuelle de l’Association des ancien(ne)s des CMR – 29 octobre 2025
L’Assemblée générale annuelle (AGA) aura lieu le 29 octobre à 17 h dans la salle Grand Fort du Collège militaire royal de Saint-Jean au 15, rue Jacques-Cartier Nord, Saint-Jean-sur-Richelieu (Québec) J3B 8R8.
Le vote se déroulera par voie électronique du 16 au 29 octobre 2025. Pour recevoir un bulletin de vote, les membres votants doivent s’assurer qu’une adresse de courriel figure dans leur dossier.
Pour mettre à jour vos coordonnées afin de recevoir votre bulletin de vote électronique, veuillez utiliser ce lien : https://www.rmcalumni.ca/fr/contact-us/
Comme nous l’avons indiqué dans notre communication précédente :
Dates importantes
- Date d’enregistrement (liste de vote finalisée) – 24 septembre 2025
- Avis de convocation – 25 septembre 2025
- Envoi des bulletins de vote électroniques aux membres – 16 octobre 2025
- Clôture du vote – 29 octobre 2025
- Assemblée générale annuelle – 29 octobre 2025
Les directeurs de scrutin peuvent être contactés à l’adresse suivante : [email protected].
Veuillez nous indiquer si vous assisterez en personne ou virtuellement à l’assemblée : https://www.cognitoforms.com/RMCAlumniAssociation1/RMCAlumniAssociationAnnualGeneralMeeting2025AttendanceForm
Joindre la réunion Zoom : https://baldwinav.zoom.us/j/86094412887?pwd=5wTNnn4HDqeILK6hK8FT9UMTUu4jXA.1
Numéro de réunion : 860 9441 2887
Code d’accès : 988916
Téléphone : +1 204 272 7920