NOTICE OF THE ANNUAL MEETING OF THE VOTING MEMBERS OF THE ROYAL MILITARY COLLEGES OF CANADA ALUMNI ASSOCIATION INC.
NOTICE IS HEREBY GIVEN that the annual meeting (the “Meeting”) of the voting members of the Royal Military Colleges of Canada Alumni Association Inc. (the “RMCAA”) will be held at 17:00 hours (Kingston, Ontario time) on Wednesday, October 29, 2025 and any adjournments or postponements thereof at RMC Saint-Jean, Salle Grand Fort, 15 Jacques-Cartier Nord, Saint-Jean-sur-Richelieu, Québec J3B 8R8, for the following purposes:
- To elect the nine (9) director nominees standing for election for the board of directors of the RMCAA (the “Board”);
- To receive the financial statements of the RMCAA for the year ended December 31, 2024, together with the auditors report thereon;
- To appoint Vaive and Associates as the auditors for the RMCAA and to authorize the Board to fix their remuneration; and
- To transact such other business as may properly be brought before the Meeting, or any adjournment, or adjournments, thereof.
The Board has fixed 1200 hours (Kingston, Ontario time) on Wednesday, October 29, 2025 or, if the Meeting is adjourned, 48 hours (excluding Saturdays, Sundays and holidays), preceding the day and time the adjourned Meeting is reconvened, as the time before which electronic ballots from Voting Members must be received.
DATED at Kingston, Ontario, this 25th day of September, 2025
BY ORDER OF THE BOARD
Bryn Weadon H12141
Chairperson, Royal Military Colleges of Canada Alumni Association Inc.
Dear fellow alumni and voting members,
On behalf of the Board of Directors, I am pleased to invite you to the annual meeting of the voting members of the Royal Military Colleges of Canada Alumni Association Inc. (the “RMCAA”) to be held at RMC Saint-Jean, Salle Grand Fort Room, Saint-Jean-Sur-Richelieu, Québec J3B 8R8, on Wednesday, October 29, 2025 at 1700 hours (EST). Following the meeting, there will be a short presentation by management. See “FREQUENTLY ASKED QUESTIONS” or “THE MEETING” on page 1 for the Zoom details for the meeting.
This gathering is a significant occasion for our community, offering us an opportunity to reflect on our achievements over the past year, discuss important matters that impact our Association, and look ahead to the future with renewed commitment and purpose.
Your participation in the AGM is vital. It is through the engagement and dedication of our members that we continue to build upon the proud legacy of the Canadian Military Colleges. Whether you attend in person or virtually, your voice and vote are essential in shaping the direction of our Association and ensuring it continues to serve the interests of all its members.
The AGM will include reports from the Board and various committees, a review of our financial performance, and discussions on key initiatives and strategic priorities for the coming year. We will also be conducting the election of new Board members.
I encourage you to review the enclosed circular thoroughly and consider how you might contribute to the future of our Association, either by participating in the discussions, volunteering for a committee, or standing for election.
Details on how to attend the meeting and how to vote are provided in the enclosed Circular. Whether or not you are able to attend the meeting, we would encourage you to read the enclosed Circular and vote. Voting members who have any questions or who need assistance voting may contact us by telephone at 1-844-216-6765 x 4 or by email at [email protected].
Please note that voting must be conducted electronically no later than 1200 hrs (EST) on October 29, 2025. If you are not currently a voting member, there is no better time to join. Simply call us at the above noted telephone number or email us at the above noted email address to join.
Thank you for your continued support and commitment to the RMC Alumni Association.
Truth, Duty, Valour.
Bryn Weadon H12141
Chairperson, Royal Military Colleges Alumni Association Inc.
2025 AGM Circular
The AGM will be held on October 29th at 1700 hrs at the RMC Saint-Jean Salle Grand Fort Room, 15 Rue Jacques-Cartier Nord, Saint-Jean-sur-Richelieu, Quebec J3B 8R8.
Voting will be conducted electronically between October 16th, 2025 and October 29th, 2025. To receive a ballot voting members must have an e-mail address on file.
To update your contact information to ensure your Electronic Ballot is sent please use this link: https://www.rmcalumni.ca/en/contact-us/
As noted in our previous correspondence:
Important dates:
- Record Date (voting list finalized) – September 24, 2025
- Notice of meeting – September 25, 2025
- Electronic ballots sent to members – October 16, 2025
- Voting closes – October 29, 2025
- Annual General Meeting – October 29, 2025
Items for Discussion at the AGM
The Board has set aside one hour for general discussion of RMCAA business. If any member or Branch has business for discussion the topic as well as a brief explanation of importance should be submitted to the RO before October 15th, 2025. Preference will be given to topics submitted by Branches or topics of general interest to members.
The Returning Officers may be contacted at [email protected]
Please let us know if you will be attending in person, or virtually: https://www.cognitoforms.com/RMCAlumniAssociation1/RMCAlumniAssociationAnnualGeneralMeeting2025AttendanceForm
AVIS DE CONVOCATION DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DES MEMBRES VOTANTS DE L’ASSOCIATION DES ANCIENS ÉTUDIANTS ET ANCIENNES ÉTUDIANTES DES COLLÈGES MILITAIRES ROYAUX DU CANADA INC.
AVIS EST PAR LES PRÉSENTES DONNÉ que l’assemblée générale annuelle (l’« assemblée ») des membres votants de l’Association des anciens étudiants et anciennes étudiantes des Collèges militaires royaux du Canada inc. (l’« Association des ancien(ne)s des CMR ») se tiendra au Collège militaire royal de Saint-Jean, salle Grand Fort, 15, rue Jacques-Cartier Nord, Saint-Jean-sur-Richelieu (Québec) J3B 8R8, comme toute reprise de l’assemblée en cas d’ajournement ou de report, le mercredi 29 octobre 2025 à 17 h (heure de Kingston, en Ontario) aux fins suivantes :
- élire les neuf (9) candidats au poste d’administrateur au sein du conseil d’administration de l’Association des ancien(ne)s des CMR (le « conseil»);
- recevoir les états financiers de l’Association des ancien(ne)s des CMR pour l’exercice clos le 31 décembre 2024, ainsi que le rapport annuel du vérificateur;
- nommer Vaive and Associates à titre de vérificateur des états financiers de l’Association des ancien(ne)s des CMR et autoriser le conseil à fixer sa rémunération;
- traiter toute autre question susceptible d’être dûment soumise dans le cadre de l’assemblée ou de sa reprise en cas d’ajournement ou de report.
Le conseil a fixé à 12 h (heure de Kingston, en Ontario), le mercredi 29 octobre 2025, ou, en cas de report de l’assemblée, à 48 heures (excluant les samedis, dimanches et jours fériés) avant le jour et l’heure de la reprise de celle-ci, le moment avant lequel les bulletins électroniques des membres votants doivent être reçus.
FAIT à Kingston, en Ontario, le 25 septembre 2025.
Chers diplômés et membres votants,
Au nom du conseil d’administration, j’ai le plaisir de vous inviter à l’assemblée annuelle des membres votants de l’Association des anciens étudiants et anciennes étudiantes des Collèges militaires royaux du Canada inc. (l’« Association des ancien(ne)s des CMR »), qui se tiendra au Collège militaire royal de Saint-Jean, salle Grand Fort, 15, rue Jacques-Cartier Nord, Saint-Jean-sur-Richelieu (Québec) J3B 8R8, le mercredi 29 octobre 2025 à 17 h, heure de l’Est. La direction fera une courte présentation après l’assemblée. Consultez la « FOIRE AUX QUESTIONS » ci-dessous ou la section « L’ASSEMBLÉE », à la page 1 ci-dessous, pour savoir comment assister à l’assemblée sur Zoom.
Ce rassemblement est un événement important pour notre communauté, car il nous donne l’occasion de réfléchir à nos réalisations de la dernière année, de discuter d’enjeux importants ayant une incidence sur notre association et de nous tourner vers l’avenir avec des engagements et une vocation renouvelés.
Votre participation à l’assemblée générale annuelle (AGA) est essentielle. C’est grâce à l’engagement et au dévouement de nos membres que nous pourrons perpétuer l’héritage des Collèges militaires du Canada dont nous sommes si fiers. Que vous assistiez à l’événement en personne ou virtuellement, il est essentiel de faire entendre votre voix et de voter pour façonner l’avenir de notre association et veiller à ce qu’elle continue de promouvoir les intérêts de l’ensemble des membres.
Lors de l’AGA, le conseil d’administration et divers comités présenteront des rapports, nous passerons en revue nos résultats financiers et nous discuterons des initiatives clés et des priorités stratégiques de la prochaine année. Nous élirons également les nouveaux membres du conseil d’administration.
Je vous encourage à lire attentivement la circulaire ci-jointe et à réfléchir à la façon dont vous pouvez contribuer à l’avenir de notre association, que ce soit en participant aux discussions, en faisant du bénévolat pour un comité ou en présentant votre candidature aux élections.
Vous trouverez dans la circulaire ci-jointe la marche à suivre pour assister à l’assemblée ainsi que les modalités du vote. Nous vous encourageons à lire ce document et à exprimer votre vote, que vous assistiez à l’assemblée ou non. Les membres votants qui ont des questions ou besoin d’aide pour voter peuvent nous appeler au 1-844-216-6765, poste 4, ou nous écrire à [email protected].
Veuillez noter que le vote doit être effectué par voie électronique au plus tard à 12 h 00 (HNE) le 29 octobre 2025.. Si vous n’êtes pas membre votant, le moment est bien choisi pour le devenir. Composez le numéro ci-dessus ou écrivez-nous à l’adresse de courriel ci-dessus.
Merci de votre soutien continu et de votre engagement envers l’Association des ancien(ne)s des CMR.
Vérité, Devoir, Vaillance
Bryn Weadon H12141
Président du conseil d’administration, Association des ancien(ne)s des CMR Inc.
Copie de la circulaire
L’Assemblée générale annuelle (AGA) aura lieu le 29 octobre à 17 h dans la salle Grand Fort du Collège militaire royal de Saint-Jean au 15, rue Jacques-Cartier Nord, Saint-Jean-sur-Richelieu (Québec) J3B 8R8.
Le vote se déroulera par voie électronique du 16 au 29 octobre 2025. Pour recevoir un bulletin de vote, les membres votants doivent s’assurer qu’une adresse de courriel figure dans leur dossier.
Pour mettre à jour vos coordonnées afin de recevoir votre bulletin de vote électronique, veuillez utiliser ce lien : https://www.rmcalumni.ca/fr/contact-us/
Comme nous l’avons indiqué dans notre communication précédente :
Dates importantes
- Date d’enregistrement (liste de vote finalisée) – 24 septembre 2025
- Avis de convocation – 25 septembre 2025
- Envoi des bulletins de vote électroniques aux membres – 16 octobre 2025
- Clôture du vote – 29 octobre 2025
- Assemblée générale annuelle – 29 octobre 2025
Points à discuter lors de l’AGA
Le conseil d’administration a réservé une heure pour discuter des activités de l’Association des ancien(ne)s des CMR. Si un membre ou un chapitre souhaite aborder une autre question, il doit la soumettre au directeur de scrutin en fournissant une brève explication de son importance d’ici le 15 octobre 2025. La priorité sera accordée aux questions soumises par les chapitres ou aux questions d’intérêt général pour les membres.
Les directeurs de scrutin peuvent être contactés à l’adresse suivante : [email protected].
Veuillez nous indiquer si vous assisterez en personne ou virtuellement à l’assemblée : https://www.cognitoforms.com/RMCAlumniAssociation1/RMCAlumniAssociationAnnualGeneralMeeting2025AttendanceForm