We want to share an important update about how we recognize our alumni in communications. To better protect your personal information, the RMC Alumni Association will no longer include College numbers as an identifier in alumni communications.
Going forward, when we celebrate or mention alumni, we will use College(s) you attended as the standard reference points – for example, “Jane Doe, RMC/ CMR St Jean / RRMC 1995” This change is being made out of respect for member privacy and to align with modern privacy standards being followed at the Colleges.
Why are we making this change?
Your College number is more than just a number – it’s a unique personal identifier. In the eyes of Canadian privacy laws, personal identifiers like a College number are considered personal information that should be guarded carefully.
The Board made this decision as part of our commitment to protecting your personal data and ensuring you feel secure interacting with the Association. This approach follows the privacy protocols in place at the Royal Military College of Canada. By taking this step, we’re making sure we comply with Canadian privacy legislation (such as the Personal Information Protection and Electronic Documents Act [PIPEDA]) and are following best practices for handling personal information.
Fostering trust and community
We understand that College numbers hold deep personal significance for many alumni. They are a proud tradition and a way alumni often recognize each other. Our aim in removing College numbers from general communications is not to diminish that tradition, but to uphold the trust you place in us to respect your privacy.
We’ve heard from members that maintaining confidentiality around personal info is important, and this change is one way we are reinforcing that principle. We want all alumni – whether you graduated from RMC, CMR St Jean, or Royal Roads – to know that we value your privacy as much as we value the sense of camaraderie in our community.
An opt-in for those who choose
We also acknowledge that some alumni may wish to continue using their College number in certain contexts, given the pride and identity attached to those numbers. To balance privacy with personal preference, we are offering an opt-in option.
If you personally prefer to have your College number included when you are mentioned in specific Association publications or stories (for example, in a profile piece or class note, or donor list), you can request this.
Simply contact us at [email protected] with your consent and we will include your College number in that instance. Unless we hear from you, we’ll default to not publishing it. This way, the choice remains in your hands.
Nancy Marr
Chief Executive Officer
RMC Alumni Association
L’Association des ancien(ne)s des CMR privilégie la protection de la vie privée des membres pour souligner la réussite des ancien(ne)s
Nous voulons vous faire part d’une importante mise à jour quant à la façon dont nous reconnaissons nos ancien(ne)s dans le cadre des communications. Afin de mieux protéger vos renseignements personnels, l’Association des ancien(ne)s des CMR n’utilisera plus les numéros de collège comme identifiant dans les communications destinées aux ancien(ne)s.
Désormais, lorsque nous soulignerons la réussite des ancien(ne)s, nous utiliserons les collèges que vous avez fréquentés comme point de référence. Par exemple : « Jane Doe, CMR/CMR Saint-Jean/Collège militaire royal du Canada 1995 ». Nous apportons ce changement par respect pour la vie privée des membres, en plus de nous conformer aux dernières normes de protection de la vie privée des collèges.
Raisons du changement
Votre numéro de collège est plus qu’un simple numéro. C’est aussi un identifiant personnel unique. En vertu des lois canadiennes sur la protection de la vie privée, les identifiants personnels comme les numéros de collège sont considérés comme des renseignements personnels qu’il convient de protéger.
Or, cette décision du conseil d’administration repose sur son engagement à protéger vos données personnelles, et l’Association tient à ce que tous les échanges avec vous se fassent en toute confiance. Cette approche est conforme aux protocoles de protection de la vie privée en vigueur au Collège militaire royal du Canada. En prenant cette mesure, nous nous assurons de respecter les lois canadiennes sur la protection de la vie privée, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), en plus de suivre les meilleures pratiques en matière de traitement des renseignements personnels.
Favoriser un sentiment de confiance et de communauté
Nous comprenons que les numéros de collège ont une grande signification personnelle pour plusieurs ancien(ne)s. Ils représentent une fière tradition et un moyen pour les ancien(ne)s de se reconnaître. En supprimant les numéros de collège des communications générales, notre objectif n’est pas de dissiper cette tradition, mais de maintenir la confiance que vous nous accordez en ce qui concerne le respect de votre vie privée.
Les membres nous ont dit qu’il était important de préserver la confidentialité des renseignements personnels, et ce changement est l’un des moyens de le faire. Nous voulons que les ancien(ne)s du CMR, du CMR Saint-Jean ou du Collège militaire Royal Roads sachent que nous attachons autant d’importance à leur vie privée qu’à l’esprit de camaraderie qui règne dans notre communauté.
Un consentement pour les ancien(ne)s qui le souhaitent
Nous reconnaissons également que des ancien(ne)s veulent continuer à utiliser leur numéro de collège dans certains contextes, compte tenu de la fierté et de l’identité liées à ces numéros. Afin de concilier la protection de la vie privée et les préférences personnelles, nous proposons donc une option de consentement.
Si vous préférez que votre numéro de collège soit utilisé dans des publications ou des articles spécifiques de l’Association (par exemple, dans un article de profil, une note de promotion ou une liste de donateurs), vous pouvez nous en faire la demande.
Il suffit de nous contacter à l’adresse suivante [email protected], en nous faisant part de votre accord, et nous utiliserons votre numéro de collège dans ce cas. Si vous ne nous écrivez pas, nous nous abstiendrons de le publier. De cette manière, le choix reste entre vos mains.
Nancy Marr
Directrice générale
Association des ancien(ne)s des CMR