Dear fellow alumni and voting members,
We are pleased to invite you to the annual meeting of the voting members of the Royal Military Colleges of Canada Alumni Association Inc. (the “RMCAA”) to be held at Kingston, on Friday, October 27, 2023 at 13:00 hours (Kingston, Ontario time). Following the meeting, there will be a short presentation by management.
Details on how to attend the meeting and how to vote are provided in the enclosed Circular. Whether or not you are able to attend the meeting, we would encourage you to read the enclosed Circular and to vote. Voting members who have any questions or who need assistance voting may contact us by telephone at 1-844-216-6765 ext 1, or by email at info.eVeritas@gmail.com .
Please note that voting at the meeting is limited to voting members of the RMCAA. If you are not currently a voting member, there is no better time to join. Simply call us at the above noted telephone number or email us at the above noted email address to join.
We look forward to seeing you at the meeting.
Truth, Duty, Valour.
George Lundy, 17203
Board Chair RMC Alumni Association
https://www.rmcalumni.ca/en/notice-of-annual-general-meeting-rmc-alumni-association/
Frequently Asked Questions
When and where will the Meeting be held?
The Meeting will be held in person at Harbourview Room, Delta Hotels, 1 Johnson Street, Kingston, Ontario. Voting Members can also use this Zoom link to watch or listen to the Meeting: https://us02web.zoom.us/j/89189240393?pwd=c1d4aHdWOGhIUVB5Y0h1WHVaSHNldz09
Meeting ID: 891 8924 0393 Passcode: 894181
Dial by your location
• +1 780 666 0144 Canada
• +1 204 272 7920 Canada
• +1 438 809 7799 Canada
Who is entitled to vote at the Meeting?
You are entitled to vote if you are a voting member of the RMCAA in good standing as of the close of business on October 12, 2023 (the “Record Date”). All such Voting Members will be entitled to one vote per Voting Member at the Meeting. According to the by-laws of the RMCAA, to be a voting member of the RMCAA, a person must generally have paid for an annual or life-time membership.
The Board encourages all Voting Members to vote. If you can’t attend the Meeting in person, you can vote in advance by completing and returning a form of proxy prior to the Meeting. See “How To Vote – Voting Before the Meeting by Proxy”.
Please note that voting at the Meeting is limited to Voting Members. If you are not currently a Voting Member, there is no better time to join. Simply call us at 1-844-216-6765 ext 1, or email us at info.eVeritas@gmail.com to join as a voting member.
How do I vote?
Voting Members and their duly appointed proxyholders will be able to attend, participate and vote at the Meeting. Guests will not be able to vote at the Meeting. Voting Members may vote before the Meeting or vote at the Meeting, as described below. Voting Members attending virtually are not entitled to vote at the meeting.
Voting at the Meeting
If you are a voting member of the RMCAA in good standing as of the Record Date, you will be entitled to vote at the Meeting. According to the by-laws of the RMCAA, to be a voting member, a person must generally have paid for an annual or life-time membership.
Voting Before the Meeting by Proxy
Voting Members may vote before the Meeting by completing and submitting a form of proxy.
Completed proxies can be emailed to us at info.eVeritas@gmail.com or sent by facsimile to 416-947-0866, in each case, to be received on or prior to 13:00 hours (Kingston, Ontario time) on Thursday, October 12, 2023 or, if the Meeting is adjourned, 48 hours (excluding Saturdays, Sundays and holidays), preceding the day and time the adjourned Meeting is reconvened (the “Proxy Deposit Deadline”).
Chers diplômés, diplômées et membres votants,
Nous avons le plaisir de vous convier à l’assemblée annuelle des membres votants de l’Association des anciens étudiants et anciennes étudiantes des Collèges militaires royaux du Canada inc. (l’« Association des ancien(ne)s des CMR »), qui se tiendra à Kingston le vendredi 27 octobre 2023 à 13 h (heure de Kingston, en Ontario). La direction fera une courte présentation après l’assemblée. Consultez la « FOIRE AUX QUESTIONS » ou la section « L’ASSEMBLÉE » à la page 1 ci-dessous, pour savoir comment assister à l’assemblée sur Zoom.
Vous trouverez dans la circulaire ci-jointe la marche à suivre pour assister à l’assemblée ainsi que les modalités du vote. Nous vous encourageons à lire ce document et à exprimer votre vote, que vous puissiez assister à l’assemblée ou non. Les membres votants qui ont des questions ou besoin d’aide pour voter peuvent communiquer avec nous par téléphone, au 1-844-216-6765, poste 1, ou par courriel à info.eVeritas@gmail.com.
Veuillez prendre note que seuls les membres votants de l’Association des ancien(ne)s des CMR ont le droit de vote à l’assemblée. Si vous n’êtes pas membre votant, le moment est bien choisi pour le devenir. Composez le numéro ci-dessus ou écrivez-nous à l’adresse de courriel ci-dessus.
Dans l’attente de vous retrouver à l’assemblée.
Vérité, Devoir, Vaillance
George Lundy, 17203
Président du conseil d’administration, Association des anciens étudiants et anciennes étudiantes des Collèges militaires royaux du Canada inc.
RMCAA AGM Formulaire de Procuration 2023
https://www.rmcalumni.ca/fr/notice-of-annual-general-meeting-rmc-alumni-association/
FOIRE AUX QUESTIONS
Quand et où l’assemblée aura-t-elle lieu?
L’assemblée se tiendra en personne à la salle Harbourview de l’hôtel Delta situé au 1, Johnson Street, Kingston (Ontario). Les membres votants peuvent aussi utiliser ce lien Zoom pour regarder ou écouter le déroulement de l’assemblée : https://us02web.zoom.us/j/89189240393?pwd=c1d4aHdWOGhIUVB5Y0h1WHVaSHNldz09
Meeting ID: 891 8924 0393 Passcode: 894181
Numéro à composer selon l’emplacement
• +1 780 666 0144 Canada
• +1 204 272 7920 Canada
• +1 438 809 7799 Canada
Qui est en droit de voter à l’assemblée?
Vous avez le droit de voter à condition d’être membre votant en règle de l’Association des ancien(ne)s des CMR à la fermeture des bureaux le 12 octobre 2023 (la « date de clôture des registres »). Tous les membres votants auront droit à un vote lors de l’assemblée. Selon les règlements administratifs de l’Association des ancien(ne)s des CMR, pour être considérée comme un membre votant, une personne doit généralement avoir acquitté au préalable les droits d’une adhésion annuelle ou à vie.
Le conseil encourage tous les membres votants à se prévaloir de leur droit de vote. Si vous ne pouvez assister à l’assemblée en personne, vous pouvez voter par anticipation en remplissant et en retournant avant l’assemblée un formulaire de procuration (accessible à www.rmcalumni.ca/fr). Voir « Comment voter – Voter par procuration avant l’assemblée », ci-dessous.
Veuillez prendre note que seuls les membres votants ont le droit de vote à l’assemblée. Si vous n’êtes pas membre votant, le moment est bien choisi pour le devenir. Il vous suffit de communiquer avec nous par téléphone, au 1-844-216-6765, poste 1, ou par courriel à info.eVeritas@gmail.com, pour devenir membre votant. info.eVeritas@gmail.com to join as a voting member.
Comment voter?
Les membres votants et leurs mandataires dûment désignés pourront assister à l’assemblée, y participer et y voter. Les invités ne pourront pas participer au vote. Les membres votants peuvent voter avant ou pendant l’assemblée, tel qu’il est expliqué ci-dessous. Les membres votants qui assistent virtuellement à l’assemblée n’ont pas le droit de voter.
Voter pendant l’assemblée
Si vous êtes membre votant en règle de l’Association des ancien(ne)s des CMR à la date de clôture des registres, vous serez en droit de voter lors de l’assemblée. Selon les règlements administratifs de l’Association des ancien(ne)s des CMR, pour être considérée comme un membre votant, une personne doit généralement avoir acquitté au préalable les droits d’une adhésion annuelle ou à vie.
Voter par procuration avant l’assemblée
Les membres votants peuvent exercer leur droit de vote avant l’assemblée en remplissant et en soumettant un formulaire de procuration.
Vous pouvez nous envoyer un formulaire de procuration par courriel à info.eVeritas@gmail.com, ou par télécopieur au 416-947-0866, au plus tard à 13 h (heure de Kingston, en Ontario) le jeudi 12 octobre 2023 ou, en cas de report de l’assemblée, 48 heures (excluant les samedis, dimanches et jours fériés) avant le jour et l’heure de la reprise de l’assemblée (les « dates et heures limites de dépôt des formulaires de procuration »).